Es ist frappierend. Wir haben das Jahr 2025 und Excel ist aus der Arbeitswelt immer noch nicht wegzudenken. Kaum ein Unternehmen kommt ohne die allgegenwärtige Tabellenkalkulation aus, die auf den ersten Blick wie ein Wundermittel für Planung, Kontrolle und Dokumentation wirkt.
Doch gerade bei planerischen Aufgaben zeigt sich immer öfter, dass Excel nicht das Allheilmittel ist, als das es gerne dargestellt wird. Hier ist Kritik am Missbrauch von Excel, an Checklisten für alle Zwecke und an Dashboards mit fragwürdiger Aussagekraft dringend nötig.
Excel als Planungstool: Der unterschätzte Fluch der Vielseitigkeit
Jede(r) hat schon Excel-Tabellen bei Kundenprojekten gesehen, die eigentlich als Planungswerkzeuge dienen sollen – doch oft sind sie alles andere als intuitiv oder sinnvoll aufgebaut. Excel wird gern als „Universalwerkzeug“ genutzt, um Planungsaufgaben zu lösen, obwohl es dafür weder das beste Tool noch benutzerfreundlich ist. Projekte oder Ressourcen werden mit immer komplexeren Tabellen abgebildet, die schnell unübersichtlich und fehleranfällig werden.
Gerade bei mehreren Beteiligten entsteht ein ineffizientes „digitales Pingpong“, bei dem immer mehr Energie und Zeit in die Pflege der Excel-Datei gesteckt wird, statt in die eigentliche Planung. Experten warnen davor, dass gerade in mittelständischen Firmen Excel-Prozesse zu „Zeitfressern“ werden können, wenn damit komplexe Abläufe abgebildet werden sollen, die eigentlich spezialisierte Software erfordern [Quelle].
Checklisten in Excel: Automatisierung ohne Intuition
Checklisten gelten als bewährtes Mittel, um Aufgaben, Audits oder Assessments strukturiert zu erfassen. Excel-Checklisten können dabei durchaus automatisiert sein – aber häufig fehlt die Benutzerfreundlichkeit. Oft werden die Listen als lästiger „Zeitvertreib“ empfunden, der eher verwirrt als hilft, weil sie nicht intuitiv zu bedienen sind. Die ständige manuelle Pflege und Aktualisierung erfordern Aufwand, der bei dynamischen oder kollaborativen Projekten schnell an seine Grenzen gerät. Zudem bietet Excel bei Checklisten häufig keine gute Nachvollziehbarkeit von Änderungen oder eine einfache Mehrbenutzerfähigkeit, was gerade bei Teamarbeiten problematisch ist [Quelle].
Stellt hier die KI vielleicht eine deutlich bessere Toollandschaft dar? Könnten nicht Chatbots die Themen deutlich einfacher erfassen und auch die Antworten erheblich besser dokumentieren und interpretieren?
Dashboards: Schön anzusehen, aber statistisch oft unbrauchbar
Dashboards in Excel – oft voller bunter Diagramme und Zahlenkolonnen – sollen schnelle Einblicke und ein Monitoring ermöglichen. Doch in der Realität kann man sie manchmal nicht mal für einfache statistische Auswertungen nutzen.
Die Aussagekraft vieler Dashboards ist fragwürdig, weil die zugrunde liegenden Daten unstrukturiert, ungeprüft oder falsch interpretiert werden. Zudem sind Excel-Dashboards anfällig für Performance-Probleme bei großen Datenmengen und erfordern oft manuelle Datensammlung, was nicht nur Zeit frisst, sondern auch Fehlerquellen schafft. Die Daten werden zumeist nicht in Echtzeit gezeigt und die Zusammenarbeit wird erschwert, da Teammitglieder meist auf unterschiedliche Versionen zugreifen [Quelle], [Quelle].
Weniger ist oft mehr: Statistiken richtig nutzen
Ein weiterer kritischer Punkt gerade bei Excel-Dashboards ist der Umgang mit Statistiken. Viel und umfassend zu messen wirkt auf den ersten Blick professionell – doch oft ist „weniger mehr“. Komplexe Formelwerke und unübersichtliche Darstellungen verstellen den Blick auf das Wesentliche. Zudem werden vermeintliche Kausalitäten allzu leicht als Fakten interpretiert, obwohl statistische Zusammenhänge oft nur Korrelationen darstellen. Das kann problematisch oder sogar rechtlich kritisch sein, wenn Entscheidungen oder Berichte auf nicht validierten vermeintlichen Ursache-Wirkungs-Beziehungen beruhen.
Die Gefahr, dass „unsichtbare“ Fehler in komplexen Formeln oder Datenverknüpfungen schlummern, ist bei Excel besonders hoch, da Fehlermeldungen oft nicht eindeutig oder gar nicht angezeigt werden. Fehlplatzierte Zellbezüge, unerkannte #DIV/0!-Fehler oder falsch übernommene Zellinhalte können ganze Kalkulationen ruinieren, ohne dass Nutzer es direkt mitbekommen [Quelle], [Quelle].
Warum dieser Artikel?
Der Artikel will wachrütteln: Excel ist keine Rundumlösung für alle planerischen und kontrollierenden Aufgaben. Die unreflektierte Nutzung von Excel-Tabellen für komplexe Planungen führt oft zu Mehrarbeit, Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsprozessen.
Checklisten sollten nicht zum „Abhaken“ von Formalitäten verkommen, sondern sinnvoll und benutzerfreundlich gestaltet sein.
Dashboards sollten nicht nur hübsch sein, sondern verlässliche Informationen liefern. So wird deutlich: Nicht jedes Tool passt zu jeder Aufgabe – und falscher Einsatz kann mehr schaden als nützen.
Empfehlungen
- Excel nur für einfache und klar umrissene Aufgaben nutzen, bei komplexeren Projekten auf spezialisierte Software umsteigen.
- Checklisten so gestalten, dass sie intuitiv sind und die Zusammenarbeit erleichtern, statt zu verkomplizieren.
- Dashboards strikt auf ihre Aussagekraft prüfen, bevor sie als Steuerungsinstrumente verwendet werden.
- Den Energieverbrauch für Mess- und Kontrollprozesse ehrlich bewerten und den Nutzen realistisch einschätzen.
- Statistische Ergebnisse mit gesundem Misstrauen betrachten und kausale Aussagen nur durch entsprechende Expertenmethoden validieren.
- Formelkomplexität reduzieren, Fehlerquellen bewusst sein und regelmäßige Qualitätskontrollen in Excel-Tabellen einplanen.
Wer Excel als „Allzweckwaffe“ versteht, läuft Gefahr, genau das zu treffen: auf ein Werkzeug, das zu häufig überbeansprucht wird und dann mehr schadet als nutzt. Nachhaltige und effiziente Planung, Kontrolle und Steuerung brauchen mehr als nur Zahlen und hübsche Diagramme – sie brauchen Klarheit, Methode und das richtige Tool für den richtigen Zweck.
Quellen:
- Zeitfresser Excel: Reality Check
- Checkliste in Excel: Vor- und Nachteile
- Excel vs. Power BI Dashboards
- 5 Drawbacks of Excel Dashboards
- Wie man Excel Fehler behebt
- 5 Nachteile von Excel für Datenvisualisierung
- Wikipedia: Granger Causality – für den kritischen Umgang mit Kausalitätsbehauptungen in Statistiken