Headcount als KPI – Warum er oft mehr schadet als hilft

Der Headcount, also die reine Zahl der Mitarbeiter in einem Team, gehört oft zu den klassischen KPIs (Key Performance Indicators), die in Unternehmen zur Steuerung genutzt werden. Doch in der Praxis kann dieser Maßstab fatale Folgen haben, wie die Beobachtungen aus vielen Unternehmen zeigen: Interne Ressourcen werden nicht genutzt, weil sie „schwer abzurechnen“ sind, Erfolge im Team werden ungleich verteilt, und die Teamgröße wird zum Indikator für persönliches Gehalt, Macht oder Budget. Das Resultat sind Überhiring von überqualifiziertem Personal, hohe Fluktuation, Frust und unnötige Kosten. Ein Paradigmenwechsel ist daher dringend notwendig.

Die Problematik des Headcount-KPIs

• Quantität statt Qualität: Der reine Headcount misst nur die Anzahl von Personen, nicht aber deren tatsächliche Leistung, Verfügbarkeit oder Beitrag zum Projektziel. Dies führt dazu, dass Teams aufgebläht werden, um Macht oder Gehalt zu sichern, ohne dass sich der Projekterfolg verbessert.
• Interne Ressourcen werden gemieden: Wird interne Arbeit schwer oder unklar verrechnet, veranlasst dies Projektverantwortliche dazu, auf externe oder neue Ressourcen zu setzen, die leichter abrechenbar sind, selbst wenn diese überqualifiziert sind und nicht langfristig bleiben wollen.
• Interessenverflechtungen: Die Teamgröße wird als Machtinstrument genutzt, da sie als Begründung für höhere Budgets oder Gehälter dient. Das schadet der eigentlichen Ressourceneffizienz und blockiert flexible, projektorientierte Nutzung von Mitarbeitern.
• Demotivation durch ungleiche Anerkennung: Wenn Erfolge nicht transparent oder gerecht verteilt werden, führt das zu Frust und reduziert die interne Zusammenarbeit und Produktivität.

Weg aus dem Dilemma: Paradigmenwechsel im Ressourcenmanagement

Will man der destruktiven Wirkung eines starren Headcount-KPIs entgehen, ist ein ganzheitlicher Ansatz nötig. Statt ausschließlich auf Personenanzahl zu schauen, sollten Tiefenschärfe und qualitative Aspekte in das Ressourcenmonitoring einfließen.

• Fokus auf tatsächliche Ressourcenauslastung: KPIs wie die Ressourcennutzungsrate, also der Anteil der produktiv investierten Zeit an der verfügbaren Arbeitszeit, bieten ein viel besseres Bild der Effektivität als bloße Kopfzahlen.
• Auslastungsrate unter 100 % kann Kreativität fördern: Studien zeigen, dass eine Kapazitätsauslastung von unter 100 % nicht nur nötig ist, um Überlastung und Burnout zu vermeiden, sondern auch wichtige Impulse für kreative Prozesse schafft. Mitarbeiter benötigen freien Zeitraum, um neue Ideen zu entwickeln und innovative Lösungen zu finden.
• Multiprojektauslastung kann kreativitätsfördernd sein, birgt aber Risiken: Die gleichzeitige Arbeit an mehreren Projekten kann die Abwechslung und den Austausch von Ideen fördern, was die Kreativität steigert. Zugleich ist es wichtig, Reibungsverluste durch ständiges Kontextwechseln zu minimieren, um Effizienz und Wohlbefinden sicherzustellen.
• Abrechnungssysteme transparent gestalten: Klare, faire und nachvollziehbare interne Abrechnungsmodelle helfen, dass interne Mitarbeiter für ihre Arbeit anerkannt werden, ohne „internes Kannibalismus“-Verhalten hervorzurufen.
• Qualitative Faktoren mitberücksichtigen: Motivation, Teamzusammenhalt, Lernen und interne Weitergabe von Wissen sind wesentliche Faktoren für nachhaltigen Erfolg und sollten in Form von Soft-KPIs einfließen.
• Zielorientierte KPIs einsetzen: Statt rein zahlenbasierter KPIs sollte die Orientierung auf Ergebnisse und Wertschöpfung (z.B. Projektfortschritt, Kundenzufriedenheit, Return on Investment) den Vorrang haben.
• Führungskultur anpassen: Die Machtspiele über Teamgröße müssen durch eine Kultur ersetzt werden, die den kollektiven Erfolg und die optimale Nutzung der Fähigkeiten der Mitarbeitenden wertschätzt.
• Strategische Personal- und Headcountplanung: Statt kurzfristigem Besetzen von Positionen sollten Kompetenzen, Skill-Profile sowie langfristige Entwicklung der Mitarbeitenden im Fokus stehen.

Konkrete KPIs für smarteres Ressourcenmanagement

In erprobten PMO- und Ressourcenmanagement-Ansätzen wird mit folgenden KPIs gearbeitet, die Teams und Unternehmen helfen, Ressourcen effizienter zu nutzen und gleichzeitig die Mitarbeitermoral zu fördern:

• Ressourcennutzungsrate: Anteil der produktiv genutzten Stunden an der Gesamtverfügbarkeit der Mitarbeiter. Hilft Über- oder Unterlastungen zu vermeiden und ermöglicht kreativen Freiraum.
• Abweichung der Ressourcenkosten: Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten der eingesetzten Ressourcen.
• Abweichung des Ressourcenaufwands: Differenz zwischen den geplanten und tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden pro Projekt oder Teammitglied. Frühwarnsystem für Verzögerungen.
• Rentabilität der Ressourcen: (Erwirtschafteter Wert – Kosten der Ressourcen) im Verhältnis zu den Kosten, um Effizienz sichtbar zu machen.
• Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden: Analyse, wie viel Zeit fakturierbar ist und welche Tätigkeiten Optimierungspotenzial bieten.
• Motivations- und Soft-KPIs: Mitarbeitermotivation, Teamzufriedenheit und Wissensaustausch können z.B. durch Umfragen messbar gemacht werden.

Praxisbeispiel: PPM-Software als Enabler

Eine zentrale Rolle spielt dabei die Digitalisierung des Ressourcenmanagements. Moderne Projektportfoliomanagement-Software (PPM) wie Triskell erlaubt es, alle relevanten KPIs zentral zu erfassen, automatisiert zu berechnen und in Echtzeit zu visualisieren. So wird sichergestellt, dass das Management datenbasiert und transparent entscheidet und Ressourcen optimal genutzt werden. Außerdem fördert die Vernetzung von Strategie, Planung und operativer Umsetzung über KPIs ein einheitliches Unternehmensziel.

Fazit

Der Headcount als alleiniger KPI ist ein zu simpler, oft irreführender Messwert, der in der Praxis zu Fehlanreizen, ineffizienter Nutzung interner Ressourcen und Frust führt. Ein Paradigmenwechsel hin zu wertorientierten, transparenten und ganzheitlichen KPIs, ergänzt um qualitative Aspekte und moderne Tools, ist unabdingbar. Besonders wichtig ist die Anerkennung, dass Auslastungsraten unter 100 % nicht nur gesund, sondern kreativitätsfördernd sind. Multiprojektauslastung kann ebenfalls beides sein: Chance für Innovation und Risiko für Reibungsverluste. Nur mit einer ausgewogenen Steuerung dieser Faktoren kann nachhaltiger Projekterfolg erreicht werden.

Quellen und vertiefende Einblicke zu KPIs im Ressourcenmanagement und PMO finden Sie u.a. bei Teamdeck sowie Triskell Software, ergänzt um Erkenntnisse zum Thema Kreativität und Auslastung z.B. bei LinkedIn/ThomasBüdinger und Caesar Academy.